Smart working, ecco le 8 lezioni che arrivano dalla Cina

Smart working sette giorni su sette. Da un giorno all’altro tutto il paese e buona parte del mondo si è trovato a dover fare un salto inaspettato, portando il lavoro dall’ufficio a remoto, in questo caso le abitazioni di milioni di persone.  Ed è successo, così, che l’emergenza sanitaria ha rivelato chi era già pronto per il salto e chi no. La Cina è stato il primo paese coinvolto e McKinsey, multinazionale di consulenza strategica, ha individuato otto lezioni che posso tornare utili a tutto il mondo.

Organizzazione, fiducia, empatia e nuova routine

Innanzitutto è necessario organizzare la struttura in piccoli team con obiettivi chiari (1) affinché non si crei confusione e sia le decisioni che la comunicazione avvengano in modo fluido. In secondo luogo, è importante che i leader definiscano una direzione chiara e la comunichino efficacemente, dando fiducia e incoraggiando il team (2) che può, in alcuni casi, non reagire bene al cambiamento repentino: alcune aziende in Cina hanno riconosciuto incentivi per aver lavorato durante le vacanze di capodanno, mentre un gigante dell’e-commerce come Alibaba ha incrementato la comunicazione one-to-one con i dipendenti per aiutare il contatto e la serenità del team. L’empatia (3) si rivela poi uno strumento cruciale, perché le condizioni di lavoro da casa possono creare pressioni sui dipendenti, magari anche a  causa del carico familiare. Lo stesso approccio empatico deve essere rivolto verso i clienti: una banca cinese, ad esempio ha chiesto ai propri dipendenti di connettersi via videochat con i clienti per capire se avessero difficoltà. Creare una nuova routine (4) è un altro importante tassello: strutturare un calendario di riunioni, una cadenza, un nuovo modello di lavoro. Alibaba, ad esempio, ha individuato una figura che tenesse traccia del tempo impiegato e dei risultati raggiunti nel corso delle riunioni, consentendo ai dipendenti di dare feedback sull’utilità delle riunioni stesse.

Comunicazione, tecnologia, sicurezza e velocità

Affinché la comunicazione non si allenti e non perda di vigore è necessario affidarsi a strumenti efficaci, scegliendo il canale più adatto (5) alla struttura e al tema di discussione. Ad esempio, le video-chiamate sono efficaci per discutere temi complessi e creare senso di comunità, avendo cura di tenere la videocamera accesa durante gli incontri, magari usando degli escamotage per sfocare il contesto. La condivisione degli schermi, inoltre, consente di analizzare insieme documenti ed è quindi particolarmente utile per il problem solving. Infine, nonostante l’indubbia utilità dei canali di comunicazione in tempo reale (come le chat), passare continuamente da un messaggio all’altro può uccidere la produttività: spegnere le notifiche e concentrarsi su un tema alla volta spesso è la strada migliore.

Va da se’ che la tecnologia è indispensabile (6) e deve essere pian piano incrementata: si parte dal livello base, che prevede una buona e veloce connessione, sempre associata a un benessere ergonomico, per poi implementare modalità di condivisione più sofisticate: in Cina sono stati largamente utilizzati strumenti come Ding Talk – che nei giorni della diffusione di Covid-19 è balzato a 125 milioni di utenti (+ 66%) – ma anche WeChat Work, Slack, Microsoft Teams, Zoom.

Lavorando a distanza la sicurezza dei dati è fondamentale, ma occorre che sia accessibile (7): gestire i dati in modo riservato e instillare in tutti i dipendenti la cultura della riservatezza va di pari passo con la semplicità d’uso. Aggiungere livelli di complessità può avere conseguenze serie, soprattutto se i dipendenti non capiscono come lavorare in sicurezza e passano a tecnologie non autorizzate pur di portare a termine il lavorio.

Infine, è imprescindibile la capacità di capire se il metodo di lavoro funziona, e in caso contrario di cambiarlo velocemente (8): i team di leadership più efficaci sono quelli in grado di identificare rapidamente le best practice e individuare meccanismi efficienti per diffonderle all’interno dell’organizzazione.

Alibaba lanciò TaoBao, tuttora il più grande sito di e-commerce al mondo, mentre il proprio staff lavorava da remoto durante l’emergenza Sars del 2003, dimostrando che anche durante una quarantena si possono creare le basi per un nuovo modo di lavorare futuro.