Smart working e lavoro agile, c’è ancora tanto su cui riflettere

Il tema smart working è spesso oggetto di dibattito e confronto per capire, analizzare e conoscere i contorni di un fenomeno ancora molto attuale. Lo scorso 6 novembre 2023 a Milano, presso l’Aula De Carli del Campus Durando, si è svolto il convegno “Rimettere a fuoco lo smart working: necessità, convenzione o scelta consapevole?” che ha presentato i risultati della Ricerca 2023 dell’Osservatorio Smart Working. La ricerca ha illustrato la diffusione e le caratteristiche dei modelli di Smart Working in grandi imprese, PMI e PA, identificando i benefici e le criticità riscontrati da organizzazioni e persone. 

Nel corso del convegno si sono alternati gli interventi di rappresentanti di aziende medio grandi e pmi, oltre che esponenti della Pubblica Amministrazione, che hanno adottato le modalità di lavoro agile. C’è stato poi un ampio spazio dedicato all’analisi dei risultati della ricerca del 2023 a cura proprio dell’Osservatorio Smart Working. Dopo gli interventi introduttivi si sono svolte le due tavole rotonde, ciascuna con l’intento di commentare i risultati della ricerca. 

Gli interventi introduttivi e la prima parte hanno visto salire sul palco, insieme ai saluti istituzionali del Ministro per la Pubblica Amministrazione On. Paolo Zangrillo: 

Umberto Bertelè- Chairman degli Osservatori Digital Innovation
Mariano Corso - Responsabile scientifico, Osservatorio Smart Working 
Fiorella Crespi - Direttrice, Osservatorio Smart Working
Dora Caronia - Ricercatrice, Osservatorio Smart Working

Gianmarco Fissore, Labour Law & Industrial Relations Manager di Lavazza.  

Subito dopo, hanno discusso i risultati della ricerca in due tavole rotonde:  

 Andrea Andreotti, Global Consulting Director Head of Workplace Advisory, JLL 
Aldo Bottini, Partner, Toffoletto De Luca Tamajo
Massimo Finazzi, Workplace Account Sales, Cisco
Paolo Fortuna, Managing Director Italy, France & Iberia, NFON
Annalisa Calastretti - Worksphere BU Director, Il Prisma
Martina Giacomelli - Communication & Digital PR Manager,VoipVoice
Lorenzo Maresca - Country Manager, Sedus Italia
Andrea Tavarone - Solutions Sales Manager, ServiceNow
Katia Gentilucci - Head of Workspace Interior, Progetto CMR
Martina Pietrobon - Go to Market Lead Modern Workplace, Microsoft
Ada Federica Russo - Business Development Manager, Ricoh Italia 

Le imprese pubbliche e private hanno raccontato la propria esperienza suggerendo soluzioni pensate sulla base delle necessità delle persone, coniugate con le esigenze dell’organizzazione, partendo proprio dai dati. 

La riflessione, infatti, è stata centrata sulle aziende che hanno avviato iniziative “mature” di Smart Working sulla base dei suoi quattro pilastri, sviluppati all’interno dell’organizzazione, ovvero: policy organizzative, tecnologie, riorganizzazione degli spazi e comportamenti/stili di leadership.  

Stando alle testimonianze emerse durante il convegno, il 52% delle grandi imprese con progetti di Smart Working ha raggiunto un certo livello di maturazione nell’applicazione di un nuovo modello organizzativo (policy organizzative), mentre nella Pubblica Amministrazione la stessa maturazione ha raggiunto il 16% e nelle PMI ha toccato il 15%. Per quanto riguarda l’adattamento delle policy organizzative, la maggior parte delle grandi imprese ha dovuto adattare nuove policy alle singole realtà, nuove linee guida e norme di comportamento mai adottate prima, spesso in modo informale.  

La declinazione delle attività e dell’organizzazione del lavoro quotidiano ha portato a migliori risultati nelle possibilità per le aziende di attrarre talenti ed essere più inclusive, riuscendo a garantire il miglior equilibrio lavoro-vita privata, grazie all’impiego di nuovi strumenti e nuove tecnologie adattabili alla possibilità di lavorare da remoto (tecnologie). È quanto hanno testimoniato Cisco e JLL, NFON e Microsoft. 

A queste si sono aggiunte le attività relative alla formazione per i manager e i collaboratori (comportamenti/stili di leadership) per affrontare la gestione dei team da remoto. Nel 59% dei casi, le grandi aziende hanno avviato percorsi di formazione proprio per gestire al meglio il lavoro da remoto. E inoltre, come raccontato da alcuni relatori, c’è stato un riadattamento degli spazi se pure in forma ancora embrionale (riorganizzazione degli spazi).  

Uno sguardo ai dati tra novità e qualche sorpresa 

Secondo la ricerca dell’Osservatorio, nel 2023 i lavoratori da remoto nel nostro Paese sono 3,585 milioni, in crescita rispetto ai 3,570 milioni del 2022 e con un forte incremento (+541%) rispetto al periodo pre-Covid. Stando alle testimonianze delle grandi imprese, per il 96% dei casi sono state adottate iniziative di lavoro da remoto secondo modelli ben precisi.  

Il dato più sorprendente è che nelle PMI si è registrato un amento nell’impiego dello smart working come modello organizzativo. Sono circa 570.000 i lavoratori che lavorano periodicamente da remoto e seguono modelli personalizzati per ciascun team, coordinandosi in base alle necessità. 

La riflessione nel corso del convegno è poi virata sulle Pubbliche Amministrazioni: qui si registra una netta diminuzione dei lavoratori in smart working, nonostante nelle realtà più grandi ci sia la tendenza, per il 61% dei casi, ad adottare iniziative pensate su misura per la singola realtà. 

Da non sottovalutare l’idea per cui l’interruzione dello smart working per i lavoratori fragili, sancita dalla legge di Bilancio del 2023, non è la fine dello smart working in senso assoluto, ma l’adozione di un nuovo paradigma ovvero di una serie di modelli personalizzabili, come emerso dagli interventi dei rappresentanti di aziende con forti componenti di innovazione tecnologica che hanno sottolineato come le aziende si siano approcciate ai modelli di smart working a prescindere dalla pandemia e dal trovarsi nella necessità di portare avanti il lavoro unito all’innovazione e alla ricerca tecnologica.  

E in aggiunta anche le piccole e medie imprese hanno manifestato la necessità di diffondere e promuovere l’idea di un cambiamento, tenendo conto dell’evoluzione che la tecnologia ha portato all’organizzazione del lavoro. È quanto hanno ribadito realtà come Voipcoice e ServiceNow che hanno fatto delle proprie peculiarità di business, un grande traino anche e soprattutto in termini di lavoro da remoto. 

Osservatorio Smart working: alcune riflessioni 

A margine del convegno dello scorso 6 novembre c’è tanto da riflettere sull’attualità ma anche sui possibili scenari futuri. Non solo il racconto dell’esperienza diretta dei relatori, ma una riflessione doverosa sui reali vantaggi derivati da ogni singolo approccio: dall’equilibrio lavoro-vita privata, alla possibilità per i lavoratori di lavorare in modo snello da ogni postazione, fino all’impatto ambientale. 

Interessante, infatti, la riflessione sul tema sostenibilità che sempre secondo i dati raccolti vede una riduzione di 460 Kg delle emissioni di CO2 all’anno a persona con 2 giorni di lavoro da remoto; quindi, una considerazione importante è quella per la tutela dell’ambiente, in direzione di un approccio più equo e sostenibile anche da parte delle aziende, che si trovano così a rispettare i parametri legati a un maggior impegno da parte delle organizzazioni. 

A questo si aggiunge un altro dato, quello relativo alla mobilità: il 14% di chi lavora da remoto ha cambiato casa scegliendo zone periferiche o piccole città, alla ricerca di un nuovo stile di vita, contribuendo così a rilanciare diverse aree. Questo aspetto ha spinto molte organizzazioni ed enti pubblici a ripensare a iniziative di marketing territoriale promuovendo nuovi servizi, come per esempio gli spazi di co-working o i luoghi di connettività, o ancora nuove partnership con aziende di trasporti e mobilità. 

Da segnalare infine i premi: hanno vinto lo “Smart Working Award 2023” GRENKE Italia  Shopfully, ARERA – Autorità di Regolazione per Energia Reti e Ambiente e l’iniziativa SmartBo  per le iniziative di ciascuno e per l’impegno costante in direzione dell’innovazione e del cambiamento. 

Smart working e lavoro agile: i prossimi appuntamenti 

Lo smart working e il lavoro agile restano temi molto attuali e in discussione. Il focus resta una visione ampia sul tema dell’organizzazione del lavoro in nuovi modi e secondo nuovi paradigmi, che guardano molto alle esigenze dei lavoratori.  

A proposito del tema del lavoro agile, HR Link assieme a Smart Working Magazine, sta preparando l’incontro annuale Smart Working Day a Milano nei giorni 13-14 marzo 2024. L’approccio sarà di vedere le varie dimensioni del lavoro attraverso il prisma della tecnologia, del benessere e dell’organizzazione anche con laboratori pratici per HR e manager coinvolti nella trasformazione. Un’occasione di confronto e riflessione, un momento di incontro tra aziende e persone, ma soprattutto un modo per approfondire i temi legati all’importanza del lavoro agile in un contesto sempre in evoluzione.