Semplificazione e competitività: le proposte per ottimizzare i processi aziendali

Le direzioni delle risorse umane si trovano ogni giorno a fare i conti con un contesto normativo in costante mutamento, interpretazioni spesso discordanti e complessi obblighi burocratici. Uno scenario che si traduce in un impiego massiccio di risorse, sia in termini di tempo che di costi, a scapito di attività strategiche come la formazione dei dipendenti e la costruzione di una solida cultura aziendale.

L’adozione di processi più snelli e di tecnologie avanzate offrirebbe l’opportunità di liberare risorse da attività amministrative a basso valore aggiunto. Grazie a modelli gestionali evoluti, sarebbe infatti  possibile ridurre la complessità burocratica, migliorare la compliance normativa e ottimizzare l’efficienza operativa, supportando al contempo il processo decisionale e, soprattutto, consentendo di valorizzare ciò che davvero fa la differenza in ogni organizzazione: il capitale umano. 

È questa l’interpretazione del tavolo che durante ORU 2024, coordinato da Matteo Mattarozzi – District Manager ADP – e Paolo Tormen – Managing Partner Ceccato Tormen & Partners -, si è concentrato sul tema della semplificazione e competitività.  Dai numerosi interventi emersi, è stato chiaro come l’attuale stratificazione e complessità normativa crei notevoli difficoltà applicative, aggravando il carico burocratico per le aziende. Da qui si è sottolineata l’urgenza di intervenire sulle criticità strutturali del sistema nazionale, con l’obiettivo di semplificare gli adempimenti e la necessità di ottimizzare l’accesso alle informazioni, al fine di rendere i processi HR più snelli ed efficaci, supportando così una crescita competitiva e sostenibile delle imprese.

L’articolo si basa sui lavori della quarta edizione di ORU – Officina Risorse Umane, evento di rilevanza nazionale che si è svolto a Roma il 23 e 24 novembre 2024 e che ha visto la partecipazione di esperti, HR manager e istituzioni, con l’obiettivo di costruire una visione condivisa sul futuro del lavoro. Patrocinato dal Ministero del Lavoro e AIDP e organizzato da HR LINK con la direzione scientifica dell’avv. Francesco Rotondi, Name Partner LabLaw, consigliere esperto Cnel,  ORU ha coinvolto otto tavoli di discussione, trattando altrettanti temi cruciali per le risorse umane e producendo una piattaforma di proposte da sottoporre alle istituzioni governative.

Perché è necessario un quadro normativo chiaro e coerente

Per ottimizzare i processi aziendali – ha osservato il tavolo – serve favorire una collaborazione sinergica tra tutti gli attori coinvolti: istituzioni, enti pubblici e parti sociali. In particolare, ad aggravare la situazione contribuisce l’applicazione retroattiva degli istituti retributivi nei contratti collettivi, generando incertezza e aumentando i costi per le imprese.  

L’obiettivo deve essere quello di costruire un quadro normativo chiaro e coerente, che riduca la burocrazia e garantisca maggiore certezza del diritto. In questo modo, le aziende possono operare  in un ambiente più semplice e prevedibile, con benefici in termini di riduzione dei costi e miglioramento della competitività. Il tavolo ha infine delineato alcune proposte concrete e sostenibili, che si rivelano di grande interesse per le imprese, permettendo di semplificare la gestione dei processi amministrativi e generare un vantaggio competitivo duraturo per le organizzazioni.

Le proposte del tavolo su semplificazione e competitività

Da tutte queste premesse,  il tavolo di lavoro ha formulato tre proposte sulle priorità d’intervento.

Creazione di un sistema centralizzato 

Serve realizzare un sistema centralizzato che raccolga in modo organico e aggiornato le normative relative alle agevolazioni fiscali e alle misure di welfare applicabili. Il sistema dovrebbe essere semplice da usare per tutti: imprese, lavoratori e consulenti. Dovrebbe offrire una panoramica chiara delle opportunità e di come accedervi, così da facilitare la conoscenza delle agevolazioni e incentivare un loro utilizzo più ampio. In questo modo, si ridurrebbero anche le disuguaglianze nell’accesso, aiutando ciascuno a scegliere le agevolazioni più adatte alle proprie necessità.

Semplificazione di adempimenti amministrativi e burocratici 

Si propone di semplificare gli adempimenti amministrativi e burocratici aziendali attraverso l’uso di moduli precompilati e personalizzabili, oppure utilizzando strumenti informatici che consentano di semplificare la raccolta e lo scambio di informazioni, evitando anche la duplicazione di dati, nel rispetto della normativa sulla privacy. Tale processo potrebbe essere immediatamente applicato e a diversi livelli: per il modello 770 e la certificazione unificata, ma anche, con i dovuti accorgimenti, gli adempimenti relativi alla rendicontazione di sostenibilità ESG (Dlgs 125/2024) e, soprattutto, in prospettiva, rappresentare una best practice nell’attuazione dei futuri interventi normativi. 

Incremento delle agevolazioni 

Si propone di incrementare le agevolazioni per le premialità di risultato a fronte di formazione specifica di reskilling.  

I commenti dei coordinatori 

“Ho avuto l’onore e il piacere di coordinare il tavolo sulla semplificazione e competitività, un tema complesso perché coinvolge questioni tecniche di tipo normativo, che non ci ha impedito tuttavia di creare un buon clima di lavoro” ha commentato Matteo Mattarozzi. 

“Abbiamo individuato tre punti chiave per bilanciare questi due aspetti fondamentali. Il primo riguarda il concetto di “invertire il verso”, riferito alla semplificazione amministrativa e normativa. Le aziende sono sempre più sommerse da adempimenti burocratici, e la nostra proposta è quella di proseguire sulla strada della digitalizzazione, per evitare che le aziende debbano ripetere continuamente le stesse informazioni.

Il secondo punto, “uniformare per non sprecare” propone l’istituzione di un’unica banca dati che raccoglie tutte le normative sulle agevolazioni fiscali e le misure di welfare aziendale. Questo permetterebbe alle imprese di accedere facilmente alle risorse disponibili, ottimizzando l’uso di fondi cruciali per il benessere dei dipendenti.

Il terzo punto è sulla  formazione, non come richiamo generico, ma come un incentivo concreto: proponiamo di premiare le aziende che investono nella formazione, con incentivi fiscali legati ai risultati raggiunti, creando così un circolo virtuoso che stimola la crescita continua.” ha concluso Mattarozzi. 

“Il nostro tavolo ha affrontato un tema molto interessante, ma anche articolato, con una discussione molto aperta. Il focus era sulle sfide legate al costo del personale e alla competitività, cercando di capire come affrontare queste questioni in un ambiente di lavoro dove le richieste da parte degli enti sono molto pressanti. Una delle cose che è emersa chiaramente durante il tavolo è che gli adempimenti sono spesso ripetitivi, con richieste che si ripresentano sempre uguali” ha sottolineato Paolo Tormen. “Abbiamo portato al tavolo alcune soluzioni, che ritengo efficaci, per esempio legate alla trasmissione telematica di alcuni dati. Ci siamo confrontati molto sul concetto di “engagement” con lo Stato, proponendo essenzialmente questa idea: da una parte, siamo disposti a fornire dati continuativi e mensili, simili alla trasmissione Uniemens per la parte previdenziale, estendendo questo sistema anche alla parte retributiva e fiscale. Dall’altra parte la nostra proposta prevede  in cambio un accordo che eviti la moltiplicazione di adempimenti e legiferazioni che impongono al datore di lavoro di informare, comunicare e ricevere continue informazioni dai lavoratori. Un esempio recente di questa situazione è stato l’ultimo bonus Natale, dove ogni datore di lavoro, consulente e responsabile delle risorse umane ha dovuto cercare le informazioni corrette da comunicare, quando, invece, con una trasmissione automatica, la richiesta potrebbe essere fatta direttamente al lavoratore” ha concluso Tormen.