Meno tempo sprecato, più valore alle persone: l’HR automation per la direzione risorse umane
Intelligenza artificiale, automazione e machine learning hanno avuto ripercussioni profonde sull’organizzazione del lavoro, toccando da vicino anche le direzioni HR: non solo per l’impatto che questi cambiamenti stanno apportando ai processi produttivi in ogni settore, ma anche per i vantaggi che la digitalizzazione e l’informatizzazione possono comportare per l’attività stessa di gestione delle risorse umane. L’automatizzazione dei processi aziendali – o workflow automation – rappresenta sempre più una risorsa preziosa per chi gestisce il personale, consentendo di ridurre il tempo dedicato ad azioni ripetitive di scarso valore aggiunto a favore di attività strategiche e di business partnership. Le aree chiave per le quali l’automazione può rivelarsi fondamentale sono molteplici: dai processi di ricerca e selezione all’onboarding, dall’analisi della forza lavoro ai processi di valutazione/MBO, fino ad attività di routine quali la gestione di ferie e permessi o delle informazioni legate al GDPR. Ne abbiamo parlato con John Martelli, founder e CEO di Altamira, azienda produttrice di software per le risorse umane.
I recenti sviluppi informatici – pensiamo a ChatGPT – sicuramente segneranno un cambio epocale nelle nostre vite al pari degli smartphone e di Internet e il mondo del lavoro sarà forse uno dei primi ambiti in cui le profonde trasformazioni saranno evidenti; alcuni mestieri saranno a rischio, ma nasceranno anche nuove professioni: «Si tratta di strumenti allenati usando il machine learning ed enormi banche-dati – afferma John Martelli, founder e CEO di Altamira, azienda produttrice di software per le risorse umane – e che già adesso sono in grado di interagire dando risposte super-precise: ChatGPT è riuscito addirittura a superare un esame MBA. Quello che è certo è che chi lavora dovrà utilizzarlo come strumento per restare competitivo, per velocizzare quelle mansioni ripetitive e di routine che spesso significano solo una perdita di tempo e ricavare così uno spazio temporale prezioso da dedicare alle strategie e alla parte più creativa del proprio lavoro».
Quali sono i vantaggi di digitalizzare e informatizzare l’universo HR?
«Nell’ambito HR ci sono alcune attività che si prestano all’automatizzazione: il recruiting, per esempio, utilizza già l’intelligenza artificiale per fare un primo screening e creare il profilo di intelligenza emotiva dei candidati durante le videointerviste; non solo: crea il matching tra candidato e profilo ricercato, analizzando diversi parametri, tra i quali anche il linguaggio – prosegue Martelli.
La figura dell’HR ha a che fare con le persone e continuerà a farlo, ma si potrà liberare, come ho già accennato, delle attività di routine (penso per esempio anche alle note spese con riconoscimento automatico dello scontrino) per dedicarsi ad attività a maggior valore aggiunto».
A livello più generale, di organizzazione aziendale, in quali azioni la workflow automation consente dunque di risparmiare tempo?
«In tutte quelle situazioni che vengono ancora svolte manualmente con diversi passaggi: per esempio l’approvazione di ferie e permessi viene ancora gestita sulla carta da molte aziende. Posso invece implementare una piattaforma user-friendly dove il singolo lavoratore inserisce la propria richiesta di giornate che viene poi veicolata direttamente al suo superiore e poi all’HR per l’approvazione finale.
Anche i processi MBO (acronimo di Management By Objectives, ndr), dal calcolo della componente retributiva alla firma elettronica della lettera di assegnazione degli obiettivi, possono essere automatizzati, così come tutta la parte burocratica e amministrativa dell’onboarding: dall’assegnazione di un indirizzo personale di posta elettronica all’archiviazione dei documenti del neoassunto e così via».
Quali sono i possibili sviluppi futuri dell’automazione dei processi di organizzazione aziendale?
«Sicuramente si andrà verso una sempre maggiore integrazione di tutti gli strumenti aziendali fra di loro: le parti dell’ecosistema azienda devono poter dialogare tra di loro e scambiarsi dati e informazioni senza intoppi, in modo da snellire i processi. Si sta andando verso la creazione di una piattaforma che coordini l’attività di diversi gruppi aziendali e, soprattutto, faccia sì che una volta che un dato è stato inserito in piattaforma sia accessibile a tutti in maniera user-friendly, evitando quindi i data entry manuali su più sistemi».
Quali consigli può dare agli HR che volessero implementare in chiave digitale e in ottica di automazione i processi della propria realtà aziendale?
«Certamente è fondamentale scegliere il partner tecnologico giusto, ma prima ancora è importante identificare e prendere consapevolezza di tutte le attività ripetitive che possono venir automatizzate: solo dopo si può scegliere lo strumento più idoneo e personalizzarlo su misura delle esigenze specifiche. Anche per le realtà più piccole la workflow automation può essere utile: proprio perché se sono un’azienda piccola con poco personale, ogni secondo è prezioso.
Un altro consiglio che mi sento di dare è quello di evitare la complessità e di non cercare di sfruttare da subito il nuovo “giocattolo informatico” al 110%: bisogna prendersi il tempo giusto per familiarizzare con i nuovi tool, un passo alla volta. Il vero valore è semplificare e non complicare!».
