Lo smart working prima e dopo l’emergenza, verso la “nuova normalità”

Cosa è stato il lavoro agile fino a ora e cosa sarà nel futuro, in quella che già molti chiamano “nuova normalità”. Lungo questi binari si è sviluppato il 3 novembre il convegno Smart working, il futuro del lavoro dopo l’emergenza, organizzato dall’Osservatorio smart working del Politecnico di Milano, durante il quale sono state premiate le esperienze più significative.

Numerose le testimonianze dirette, che si sono sommate alle riflessioni tecniche di chi studia il fenomeno da anni e di chi, come la ministra per la Pubblica amministrazione Fabiana Dadone, si è trovata a lavorare agli indirizzi politico-amministrativi di questa forma di lavoro da remoto, negli ultimi mesi entrata nella vita di molti milioni di italiani.

Lo si è chiamato smart working, lavoro agile, benché si sia trattato principalmente di lavoro da casa, viste le necessità dell’emergenza sanitaria. Ma certamente si è trattato di uno straordinario esperimento. Ed è fondamentale ­– come ha sottolineato in apertura di convegno Umberto Bertelè, Chairman degli Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano ­– che proseguendo nell’esperienza si lasci spazio alla sperimentazione, evitando rigidità e osservando ciò che avviene negli altri paesi europei e oltre.

Il fenomeno ha coinvolto anche la pubblica amministrazione. E se è vero che, in coincidenza con il lockdown si è cercato di “mettere a regime il lavoro agile” – fa sapere la Ministra Dadone – ora è importante “che il dirigente inizi a pensare a una nuova modalità di lavoro per la PA, che sia costruita più sugli obiettivi”, e aggiunge: “Dobbiamo metterci nei panni di chi ogni giorno si interfaccia con la PA, nell’ottica di fornire un servizio migliore. Per questo dobbiamo investire nella formazione della dirigenza pubblica, spingendola a passare a una modalità più manageriale”.

Un po’ di numeri

Mariano Corso, a capo dell’Osservatorio sullo smart working del Politecnico di Milano, riassume brevemente ciò che è accaduto durante il lockdown: “Prima della pandemia gli smart worker erano 570 mila e dedicavano alla loro flessibilità un giorno alla settimana circa, durante il quale svolgevano attività prevalentemente individuale – racconta – Poi è arrivato il week end che ha cambiato le nostre vite e subito lo smart working è stato identificato come la modalità di lavoro prevalente per tutelare la salute e garantire il servizio”. In poco più di una settimana si è passati da quei 570 mila a 6 milioni e mezzo, di cui un milione ottocentomila nella PA, un milione e mezzo nelle microimprese e un milione e rotti nelle PMI. Ovvero il 94% delle pubbliche amministrazioni italiane, il 58% delle PMI e il 97% delle grandi imprese ha lavorato in regime smart.  “Lo sforzo è stato necessariamente improvvisato e molti lavoratori non erano preparati”, aggiunge Corso. “Evidentemente chi aveva già adottato lo smart working in passato era più pronto, ma per tutti è stato un incredibile salto di qualità in termini di intensità, e quindi la necessità di improvvisazione è stata enorme”.  In particolare, si è dovuto subito correre ai ripari sul fronte tecnologico e organizzativo: “Il 70% delle grandi imprese è riuscito ad aumentare la dotazione hardware, si sono acquisite licenze software. Nel pubblico si è incontrata qualche difficoltà in più”, riferisce Corso, aggiungendo che “una parte del Paese è rimasta in piedi grazie al senso di responsabilità di persone che hanno usato le proprie strumentazioni per non fermare il servizio”. Gli interventi sono stati diretti anche al campo delle competenze: “La maggior parte delle grandi imprese ha organizzato corsi, ha fatto formazione finalizzata all’utilizzo dei nuovi strumenti, ma anche a diffondere nuove skill digitali”, sottolinea ancora il responsabile dell’Osservatorio smart working del Politecnico di Milano, certo del fatto che “in termini di resilienza e di continuità di business i risultati siano stati eccellenti”. A tal punto che “l’80% dei lavoratori delle grandi imprese dichiara che, nonostante questa improvvisazione, si è riusciti nell’obiettivo di svolgere da remoto tutte le attività, anche apportando miglioramenti evidenti nelle capacità digitali. Le difficoltà maggiori si sono riscontrate semmai nel work life balance”.

Cosa si è imparato? La strada verso il “new normal”

In sintesi, ciò che emerge dall’Osservatorio è che l’applicazione dello smart working ha fatto emergere un’incredibile resilienza, tutelando al contempo salute ed economia ed è “evidente che i danni sarebbero stati molto maggiori senza questa opportunità”; si è imparato che esistono modi diversi di lavorare, sorprendentemente efficaci; si è appreso che – poste in condizioni adeguate – le persone sono in grado di sviluppare nuove attitudini e competenze; infine ci si è resi conto che “un’applicazione su vasta scala dello smart working cambia le nostre vite, le città, la società e che molte cose che facevamo non avevano senso; ci siamo quindi ripromessi  di non farle più perché non portano valore, a noi, alle città, alle società e alle organizzazioni”, conclude Corso.

Che non tralascia, tuttavia, anche il punto di vista culturale: “La sfida, dopo lo stupore, sta nell’imparare a nuotare davvero: scopriamo che lo sviluppo di un modello di lavoro sostenibile prevede di cambiare gli equilibri, ma senza un mutamento culturale e manageriale, il rischio è che lo smart working venga declinato a pura misura di welfare”. Ecco perché anche la “logica giuslavoristica deve necessariamente cambiare, nella convinzione che lo smart working su larga scala sposti ricchezze e crea nuovi bisogni, ma vada accompagnato”.

“Nell’emergenza abbiamo acquisito rapidamente consapevolezza dei vantaggi del lavoro agile e abbiamo avuto l’opportunità di sperimentarlo su vasta scala, pur se in una forma atipica – riferisce Fiorella Crespi, direttore dell’Osservatorio Smart Working – Il rischio, però, è di trattarlo come un obbligo normativo o una misura temporanea ed emergenziale: si tratta invece di un’occasione storica che ci porterà verso un new normal, con benefici non soltanto nel lavoro, ma sull’intero ecosistema di servizi, città e territori”. L’Osservatorio, infatti, stima che al termine dell’emergenza i lavoratori agili saranno complessivamente 5,35 milioni, di cui 1,72 milioni nelle grandi imprese, 920 mila nelle PMI, 1,23 milioni nelle microimprese e 1,48 milioni nelle PA.

Il rientro nelle sedi

Tra maggio e giugno, il 66% dei lavoratori della PA e l’81% di quelli delle grandi imprese è tornato a lavorare in sede, in molti casi perché era forte la volontà di ricostruire con l’organizzazione quel legame che si era un po’ allentato, cogliendo l’occasione per favorire lo spirito di appartenenza e lo scambio di idee. Ovviamente il rientro ha imposto una serie di obblighi, ma ha anche incentivato la spinta a rivedere gli spazi. La sicurezza sanitaria era la priorità. Per la maggior parte delle organizzazioni, questo periodo di transizione è stato molto faticoso: si è dovuta conciliare la necessità della sicurezza con il riadattamento degli spazi, sperimentando moltissimo. Del resto, come sostiene Massimo Palermo, country manager di Avaya, “oggi le organizzazioni non hanno altra scelta se non investire per assecondare nuovi modi di lavorare, nuove forme di ingaggio; la ricerca inoltre dimostra che c’è molto da fare sul fronte tecnologico: di certo l’opzione cloud si rivela sempre più attraente”.

Gli Smart working awards

Credem, Cerence e Regione Lazio si sono aggiudicate lo Smart warking award 2020 distinguendosi per capacità di innovare le modalità di lavoro grazie ai loro progetti di smart working.
Elisabetta Svilari, Welfare specialist people management di Credem – azienda che esteso il lavoro da remoto a tutti i 5 mila lavoratori – racconta che con l’estate in molti sono tornati in ufficio. “Per noi l’ufficio sarà imprescindibile come luogo di scambio di idee – spiega ­– Stiamo organizzandoci per avere scrivanie prenotabili e software dedicato; si potrà scegliere dove lavorare”.

Cerence, dal canto suo, si è strutturata fin dalla nascita nel 2019 come un’organizzazione del lavoro fondata sul raggiungimento di obiettivi e su un clima di fiducia fra manager e collaboratori, facendo dello smart working un punto di forza del proprio business.
Alessandro Bacci, poi, direttore della direzione Affari istituzionali, personale e sistemi informativi della Regione Lazio, altro soggetto premiato dall’Osservatorio, fa sapere che la Regione ha colto “l’opportunità per lasciare gli spazi in cui aveva sede”. Il trasferimento in un unico hub ha permesso di riallestire e riprogettare gli spazi sulla base dello smart working. Questo passaggio ha aumentato la produttività anche del 30%, perché è stato eliminato lo spostamento casa-ufficio.

Gli obiettivi per il futuro: la società che cambia

Sul fronte degli spazi “l’ufficio collaborativo” potrà essere centrale. Cambiando le esigenze, il 51% delle grandi imprese dichiara di aver in campo iniziative per riprogettare gli spazi in un’ottica di socializzazione, networking, condivisione di valori e identità; il 38% sostiene che non cambierà gli spazi ma le regole di utilizzo e solo l’11% lascerà tutto com’era. Cambieranno anche le policy: il 70% delle grandi imprese aumenterà la flessibilità e il numero di giornate da remoto che diventeranno in media 2,7 contro le 1,5 delle PA. Lorenza Gianlorenzi di Jones Lang LaSalle evidenzia l’impatto dello smart working emergenziale sui territori: “Mi piacerebbe immaginare un futuro in cui la periferia riacquisti vivacità e centralità – dice – cercando soluzioni innovative che siano integrative all’ufficio, che comunque non sparirà”.

“I prossimi mesi faranno la differenza – chiude Mariano Corso – Nella sperimentazione si formeranno nuovi equilibri competitivi tra aziende e territori. Dobbiamo essere consapevoli che davanti abbiamo un modello organizzativo: potrebbe cambiare modo di vivere, il modello sociale ed economico. Per questo deve guidarci la consapevolezza che lo status quo che stiamo abbandonando forse non era così attrattivo. Non torneremo alla normalità perché proprio la normalità era problematica. La normalità non era sostenibile”. E lo smart working potrebbe rispondere anche a queste diverse urgenze.