HR tech: una chiave per scegliere

Scegliere la soluzione software HR più adatta alle esigenze aziendali richiede un dispendio sia in termini di tempo che di impegno. Il mercato offre molte opzioni e per questo, senza avere definito prima tutti i requisiti che il software deve soddisfare, la scelta può diventare difficile. Solo così, tuttavia, si potrà avere un’idea più precisa delle caratteristiche da ricercare nella nuova soluzione. 

In collaborazione con YourShortlist, leader nel settore IT che supporta le aziende nell’affrontare le sfide legate alla ricerca e all’investimento in nuove piattaforme HR, esploriamo il processo di selezione della soluzione Software HR più idonea. 

YourShortlist: la guida al confronto dei software HR 

“Trovare una nuova soluzione software HR richiede tempo, ma è vitale considerare le opzioni prima di selezionare la scelta finale” spiegano da YourShortlist. “Abbiamo ideato i nostri servizi per evitare alle aziende di fare una scelta del genere da sole, aiutandole a trovare fornitori che soddisfano realmente le loro esigenze. Idealmente esplorando il mercato si potrebbe infatti ottenere un elenco di centinaia di fornitori potenziali, da analizzare a uno a uno per comprenderne i benefici”.   

La guida al confronto dei software HR di YourShortlist aiuta le aziende a fare la scelta giusta nell’acquisto del software, offrendo informazioni dettagliate su come operano, esaminando le esigenze aziendali e producendo un elenco ristretto di fornitori adatti.  

Vediamo insieme agli esperti di Shortlist quali sono i criteri da utilizzare per misurare il valore del software HR.  

Scalabilità  

Come tutte le soluzioni software aziendali, ci si deve assicurare che la soluzione HR sia flessibile. La scalabilità è fondamentale poiché garantisce che il software HR possa essere adattato man mano che i processi aziendali cambiano e si sviluppano. Ad esempio, un software che ha un numero illimitato di utenti sarebbe vantaggioso se l’azienda cresce improvvisamente in termini di volume di dipendenti.  

Inoltre, investire in una piattaforma che è basata su abbonamento in termini di moduli e funzionalità sarebbe anche prudente. In questo modo, si paga solo per ciò di cui si ha bisogno e si può eventualmente investire di più in futuro. Si potrebbe per esempio investire in ulteriori moduli di formazione, se cambiano le esigenze da questo punto di vista.  

Sviluppo delle competenze  

Un robusto software HR richiede una forma di sistema integrato di gestione dell’apprendimento (LMS). Questo fornisce un mezzo snello per erogare corsi di formazione di orientamento e di aggiornamento al personale e ai nuovi assunti. Lo sviluppo delle competenze si riferisce a varie forme di e-learning, come corsi di formazione, programmi di apprendimento ed esami.  

Investire in un software HR con un LMS integrato mantiene i materiali di apprendimento e le certificazioni centralizzati. Ciò consente al reparto HR di verificare facilmente se un dipendente ha condotto la formazione obbligatoria e garantisce che ogni dipendente riceva una quantità uguale di formazione e sviluppo delle competenze.  

Analisi  

Una sofisticata reportistica e analisi dei dati è essenziale. Idealmente, il sistema HR dovrebbe presentare un cruscotto completo al suo centro. Qui, tutte le analisi della forza lavoro, delle persone, della formazione e dello sviluppo dovrebbero essere presentate in rapporti facili da comprendere.  

Non solo la soluzione HR dovrebbe fornire aggiornamenti sui dati, ma dovrebbe anche sfruttare queste informazioni per produrre analisi predittive. Queste intuizioni azionabili permetteranno di prendere decisioni basate sui dati e creare report personalizzati in maniera semplice, oltre che di programmare report via email e limitare l’accesso dove necessario.  

Gestione del tempo  

La gestione del tempo è un processo fondamentale dei reparti HR. Pertanto, è vitale che il software abbia funzionalità avanzate di gestione del tempo (non è sufficiente semplicemente tenere traccia delle ore di lavoro e delle assenze). Si dovrà quindi  optare per una piattaforma che automatizzi il maggior numero di compiti possibile.  

In particolare, il software dovrebbe riportare i turni persi e le ore straordinarie lavorate e dovrebbe anche essere in grado di elaborare le richieste di ferie e fornire approvazioni o rifiuti secondo necessità.  

Integrazione  

Un software HR dovrebbe essere dotato di strumenti per l’amministrazione della busta paga e dei benefit, ma dovrebbe anche essere facile da integrare con gli altri strumenti HR che si stanno utilizzando. Sebbene si possa optare per un sistema completo, ci potrebbe anche essere l’esigenza di mantenere un LMS o uno strumento di reclutamento già in uso. In questo caso, ci si dovrà assicurare che gli strumenti HR siano integrabili per mantenere le operazioni snelle e i dati centralizzati.  

La compatibilità garantisce anche la scalabilità. Nel caso in cui si debbano introdurre ulteriori strumenti HR in futuro, l’integrazione permetterà di connettere queste aggiunte alla piattaforma HR principale.  

Servizio clienti  

Prima di acquistare il software HR, ci si dovrà assicurare che il fornitore garantisca un supporto sufficiente. Sebbene gli strumenti HR basati su cloud siano generalmente facili da usare e da mantenere, possono verificarsi problemi. Il fornitore deve fornire un supporto pratico per mantenere operativi i processi aziendali. La cura del cliente dovrebbe essere fornita non solo durante la configurazione iniziale e l’installazione, ma anche continuamente durante l’uso del servizio. La manutenzione generale e gli aggiornamenti del sistema dovrebbero essere gestiti dal fornitore tempestivamente: ciò garantirà che il tempo di inattività sia ridotto al minimo.  

Budget  

Come sempre, è importante stabilire un budget per l’acquisizione del software e attenersi il più possibile a esso. Il modo migliore per farlo è definire le funzionalità di cui si ha bisogno e basare su queste una stima del prezzo. In questo modo, si evita  di farsi vendere funzionalità di cui non si ha bisogno.  

Una volta determinate le funzionalità indispensabili, si dovranno esaminare i fornitori che le offrono e annotare il prezzo di ciascuno. Ciò ti permetterà di valutare quanto sia il prezzo generale richiesto. Con i requisiti e il budget definiti, si può entrare nelle negoziazioni di prezzo con maggiore fiducia.  

Demo e Case Study  

Idealmente, si dovrebbe poter provare una versione demo di ciascuna delle piattaforme software HR che si stanno considerando. Questo darà un’idea dell’usabilità dell’interfaccia e del livello di integrazione del sistema con gli attuali flussi di lavoro aziendali. Si potrebbe anche chiedere ai fornitori di creare demo personalizzate basate sull’azienda.   

La consulenza degli esperti   

YourShortlist suggerisce infine di leggere il maggior numero possibile di case study, per avere un’idea dell’affidabilità del fornitore, delle sue limitazioni e delle eventuali difficoltà di implementazione associate al prodotto.  Per tutto questo e molto altro, gli esperti di approvvigionamento software di YourShortlist forniscono consulenza gratuita in ogni fase del processo di approvvigionamento, dal confronto dei fornitori all’implementazione.