Guida ai principali software e soluzioni Tech per gli HR

Il più recente studio, tra i pochi, sulle dimensioni del mercato HR Tech in Italia è quello di Growth Capital/Cosmico che individua un valore di 600 milioni nel 2020, 660 milioni nel 2021 e 730 nel 2022. La crescita media annua (CAGR) in questi anni è stata dell’11,7%.

“Non so quanto siano affidabili i dati, ma sono indicatori di un settore in salute e in forte crescita, cosa testimoniata dal numero sempre crescente di fornitori che si contendono il mercato” commenta Andrea De Vita, Marketing Manager di Altamira . “Oggi la principale distinzione che si fa e la prima scelta che deve compiere un’azienda quando vuole digitalizzare i suoi processi HR è tra suite di prodotti e prodotti verticali.”

Nel caso specifico dei sistemi di elaborazione paghe, si vedrà anche che la scelta è tra sistema interno all’azienda rispetto alla gestione del servizio e delle relative competenze necessarie alla sua gestione. Federico Padovani, Marketing Manager di ADP, a questo proposito sottolinea che “negli ultimi anni, molte aziende, a prescindere dalla loro dimensione, hanno spostato l’amministrazione del personale all’esterno non solo per un aspetto economico, ma influenzate (o aiutate) dalla digitalizzazione che ha investito le aziende in quasi tutte le funzioni”.
Infine, la complessità della scelta di un sistema o di un servizio, che in ogni caso si integra con gli altri sistemi interni, presuppone di avere delle competenze di processo HR da unire con competenze IT.

Vediamo le diverse opzioni e quali sono i principali software e soluzioni HR Tech sul mercato.

Suite HR: i vantaggi

Le opzioni tecnologiche che il team HR e il team IT hanno a disposizione sono di diverso tipo, considerando in primis il livello di digitalizzazione di partenza, ma anche quale grado di cambiamento vogliono portare per attualizzare i processi. Fondamentale è la scelta tra una suite HR completa o una soluzione verticale: la preferenza dipende molto dall’obiettivo che si ha, prima di tutto dal punto di vista dell’efficacia, ma non solo.

Una suite permette all’utente HR di gestire tutti i processi dalla stessa interfaccia, con un database comune con totale sinergia nella gestione dei processi. Il vantaggio è che tutti gli utenti (dipendenti, capi, amministrazione HR e HR partners) hanno bisogno di imparare a utilizzare un solo applicativo e per la soluzione dei problemi si ha un unico punto di riferimento.

Gli acronimi che indicano i gestionali (la suite) sono HRIS (Human Resources Information System), HRM (Human Resources Management) e HCM (Human Capital Management) che un tempo identificavano suite con perimetri diversi ma che oggi vengono usati per lo più come sinonimi.

Le principali suite HR

In Italia operano – con basi locali o meno – diverse software house italiane o straniere che offrono suite complete:

• Altamira è un provider italiano di una suite completa che comprende anche la gestione amministrativa del personale (presenze, assenze e note spese), flessibile e adatta a quanti necessitano di personalizzazioni e di gestire i progetti in maniera sartoriale
• Allibo è una suite che si occupa della sola parte soft, anch’essa flessibile e adattabile a varie esigenze
• Cezanne HR: è una software house di lungo corso, con una suite pensata per le PMI che però integra molti moduli da altri provider, come per esempio il recruiting
• Bizneo: è una software house spagnola che ha iniziato ad affacciarsi sul mercato italiano
• Personio: è uno dei pochi, se non l’unico, unicorn del settore HR, che ha ricevuto diverse centinaia di milioni di round di finanziamento. Nato in Germania, opera anche nel mercato italiano e si riferisce al segmento che impiega 500-2000 dipendenti
• Talentia: ha una suite focalizzata sui temi finance e performance management (non fa presenze e non fa recruiting) e si rivolge a un target di aziende tipicamente sopra i 500 dipendenti

Oracle, SAP, Workday risultano essere per Gardner le soluzioni leader per le grandi imprese che uniscono un approccio integrato con l’ERP aziendale.

Software per piccole e medie imprese 

A livello locale ci sono poi diverse software house che puntano soprattutto su piccole medie imprese, caratterizzate da interfacce moderne e intuitive, rapidità di avviamento, basandosi su una modulazione standard:

• Dipendenti in cloud: di proprietà di TeamSystem, che sta avendo un buon successo sulle orme di Fatture in cloud
• Factorial è un’azienda di origini spagnole che fa largo uso di fondi di investimento
• Fluida è di proprietà di Zucchetti, basata su app nativa
• Sistemi è uno storico player nel mercato delle soluzioni con una suite completa

Scegliere una soluzione verticale

Una soluzione verticale è specializzata su processi specifici (come il recruiting, la rilevazione presenze, la formazione e la gestione della performance), ha il vantaggio di essere più dettagliata rispetto al processo a cui si riferisce, ma anche lo svantaggio dei costi di integrazione e formazione aggiuntiva. Serve inoltre controllare come i due sistemi dialogano tra loro per non avere fasi di aggiornamento manuali. Vediamo le diverse tipologie.

Software HR verticali per il reclutamento

Per quanto riguarda i produttori verticali, il settore è molto ricco, soprattutto nell’area recruiting, con tanti ATS (Applicant Tracking System) dotati di intelligenza artificiale a contendersi il mercato. Ne citiamo alcuni.

• Inrecruiting, da qualche anno fa parte del gruppo Zucchetti
• nCoreHR, una software house innovativa che ha ricevuto anche round di finanziamento
• Performa Recruit, fa parte di un gruppo che offre software con tecnologia AI proprietaria, job board IT e servizi di employer branding per i reparti HR
• Arca24, ha sede in Svizzera ma ha un forte legame con il mercato italiano

Altri software verticali in evidenza sono:

• Flow, innovativa soluzione di Genuina Hub, permette di gestire l’onboarding con un avatar AI PeopleLink propone un prodotto verticale per la gestione di anagrafiche, presenze, note spese e documenti
• JetHR è nuova nel panorama e offre una soluzione integrata per la gestione delle persone, paghe e costi delle varie forme di retribuzione e benefit
• Infobudget di ADP è una soluzione consolidata nell’affiancare le Direzioni HR e Finance nella gestione e previsione del budget del personale
• Concur di SAP per la gestione delle note spese e dei viaggi di lavoro.

Il mercato è molto dinamico, con soluzioni sempre nuove che inseguono la rapidità dell’innovazione tecnologica.
Tante sono anche le soluzioni nell’ambito formativo e welfare, che meritano approfondimenti dedicati e non sono incluse in questo articolo.

I sistemi Payroll

I provider paghe vanno analizzati a parte e sono due le soluzioni a disposizione: da una parte le funzionalità del software sono gestite da una struttura interna, dall’altra si mette a disposizione il servizio di gestione delle paghe con un’esternalizzazione dell’attività.

Tra i più diffusi sistemi verticali per l’elaborazione delle paghe utilizzati dalle aziende e dai consulenti del lavoro si annoverano:

• Zucchetti: software house leader che offre svariate soluzioni per aziende, professionisti e associazioni di categoria
• TeamSystem: tech company che opera nel mercato delle soluzioni digitali per la gestione delle attività sia di imprese che di professionisti
• Inaz: mette a disposizione software e soluzioni per aziende di qualsiasi dimensione, pubbliche amministrazioni e consulenti del lavoro
• ADP: leader mondiale con soluzioni sia locali che globali, offre una vasta modulazione di alternative

Payroll in outsourcing

Data la complessità e il dinamismo contrattuale e previdenziale italiano, il servizio in outsourcing del payroll può essere un’alternativa molto valida, soprattutto nel caso non vi siano tutte le competenze necessarie in-house.

A livello europeo i maggiori player sono:

• ADP: ha inventato l’outsourcing del payroll nel 1949, offre servizi scalabili che vanno dal processing al full-outsourcing (BPO)
• Inaz: mette a disposizione soluzioni di outsourcing dell’elaborazione delle paghe
• Zucchetti: offre il servizio di gestione del payroll e relativa consulenza
• Alight: player internazionale con soluzioni globali

Nel settore piccole e medie aziende (fino a 1000 dipendenti) il panorama è molto affollato. Alcuni esempi di soluzioni sono: Zetaservice e Centurion Payroll.

Scegliere un software HR: gli errori da evitare

Nel processo di selezione di un software HR, non ci si limita semplicemente a un sistema di gestione o a una soluzione verticale: vi sono diversi fattori da prendere in considerazione. Inizialmente, l’azienda dovrebbe esaminare il più ampio ventaglio possibile di soluzioni software e evitare di optare per la prima che incontra. Tuttavia, questo approccio può richiedere un notevole impegno temporale e competenze tecnologiche specifiche.

Secondo gli specialisti di YourShortList : “L’errore principale che le aziende commettono è la mancata valutazione dei loro processi HR. Senza farlo, non possono definire di cosa hanno bisogno da una nuova soluzione HR. Un altro errore è investire in software con scalabilità limitata. Le esigenze dell’azienda cambieranno nel tempo, e la nuova soluzione HR richiede flessibilità per supportare questi cambiamenti”.

Come scegliere un gestionale HR

Sicuramente il panorama delle soluzioni dei gestionali HR è (e sarà sempre più) dinamico e non è semplice orientarsi. La fase di software selection va in ogni caso operata solo dopo aver fatto un’analisi dei processi interni e aver stabilito gli obiettivi della digitalizzazione HR. E in questo sono coinvolti i colleghi del dipartimento IT.

Ci fornisce una chiave di lettura dei criteri di scelta Andrea De Vita: “Volendo fare una classifica dei criteri di scelta di un software per le PMI, indicherei cinque elementi principali: usabilità, flessibilità, assistenza, compliance e sicurezza, completezza”.

Vediamo le caratteristiche nel dettaglio:

• usabilità: se la piattaforma non offre una buona esperienza utente, c’è un alto rischio di abbandono. Inoltre, più è facile e intuitiva, più velocemente vengono svolti i processi.
• flessibilità/personalizzazione: soprattutto in alcuni ambiti, come la rilevazione presenze e il performance management, le piattaforme devono essere molto flessibili per soddisfare le esigenze delle aziende. La complessità di turni, orari di lavoro e regole sulla rilevazione presenze nelle aziende italiane è altissima e se la piattaforma scelta non permette di ricrearle si finisce per dover comunque fare molto lavoro a mano, vanificando i vantaggi della digitalizzazione. Lo stesso vale per i processi di valutazione: in tanti anni di lavoro non ne abbiamo mai trovati due uguali tra loro
• assistenza: trovare un supporto che funzioni cambia la vita, soprattutto se si digitalizzano processi delicati come la rilevazione presenze (che influisce sulle buste paga). Questo è un tema delicato soprattutto quando ci si affida a rivenditori
• compliance e sicurezza: su queste piattaforme si gestiscono dati personali di candidati e dipendenti e devono quindi essere a norma con il GDPR e garantire alti standard di sicurezza, che proteggano dall’aumento degli attacchi
• completezza: per una PMI attenta ai costi, è un vantaggio gestire più processi possibili con un unico strumento, senza dover spendere in integrazioni.

Come scegliere un servizio esternalizzato di gestione paghe

Per lungo tempo, la gestione dei compiti normativi e fiscali dei dipendenti in azienda si è affidata a procedure consolidate, spostandosi gradualmente verso l’esternalizzazione per ragioni di efficienza e aggiornamento continuo. Ora, con l’automazione e la digitalizzazione, emerge una questione cruciale: quale futuro in un contesto dove algoritmi possono gestire complessità e operazioni?

Per Federico Padovani, la chiave sta nell’utilizzo strategico dei dati amministrativi per sostenere l’evoluzione organizzativa delle imprese, sempre più dinamiche e in cerca di solidi riferimenti per le loro strategie HR e di business. Dal suo punto di osservazione, rileva che leader del settore stanno riflettendo su questa evoluzione, focalizzandosi sulle opportunità legate all’esternalizzazione.
“Questo movimento verso l’esternalizzazione – sottolinea Padovani – si lega quindi anche alla crescita delle tecnologie IT in HR, che facilita la gestione di dati e processi fuori dall’azienda, agendo anche su un aspetto sempre più fondamentale: quello legato alla sicurezza”. Dati sensibili, come le informazioni economiche e sanitarie dei dipendenti, richiedono protezione contro le minacce informatiche, rendendo necessari sforzi economici spesso difficili da sostenere nel tempo.

Si evidenzia quindi che le ragioni per le quali si è optato per l’esternalizzazione del servizio di elaborazione del payroll non sono solo economiche, ma anche spinte o agevolate dalla diffusione della digitalizzazione che ha interessato praticamente tutti gli ambiti aziendali.
Aggiunge Padovani: “Ecco che affidarsi all’outsourcing con player strutturati può rivelarsi una scelta lungimirante, per potersi assicurare un aggiornamento tecnologico continuo, un’amministrazione al passo con le normative e una struttura che garantisca la massima sicurezza dei dati.”- e conclude su un tema nuovo nel panorama europeo – “Inoltre, la trasparenza salariale, grazie alle recenti direttive UE, diventerà un tema sempre più attuale e concreto, in questo contesto sarà imprescindibile affidarsi a servizi di reporting certificati”.

Un ringraziamento a Federico Padovani, Marketing Manager di ADP, Andrea De Vita, Marketing Manager di Altamira e YourShortList per i contributi alla realizzazione di questo articolo.