La digitalizzazione della gestione contrattuale: Alpin GmbH guida le aziende verso il futuro digitale

Con una visione chiara e ambiziosa – “guidare le aziende verso il futuro digitale” – Alpin GmbH si pone come partner strategico per le organizzazioni che desiderano ottimizzare le proprie risorse e migliorare l’efficienza operativa. La missione di Alpin GmbH, infatti, è quella di liberare il potenziale delle aziende, semplificando il lavoro quotidiano e favorendo la crescita e la redditività.

La digitalizzazione dei contratti: un caso di successo con Obereggen Latemar AG

Un esempio concreto di questa missione emerge analizzando il progetto sviluppato con Obereggen Latemar AG, dove Alpin GmbH ha implementato un sistema di gestione contrattuale digitale che ha portato a un notevole risparmio di tempo e costi. L’introduzione di questa soluzione ha fornito a Obereggen Latemar AG una visione completa e centralizzata di tutti i contratti aziendali, migliorando la gestione delle scadenze e garantendo maggiore efficienza e trasparenza.

 

In particolare, la gestione della Coppa Europa di Sci FIS, una delle competizioni più prestigiose che si svolge sulle piste di Obereggen, ha evidenziato come la digitalizzazione dei contratti possa semplificare enormemente il lavoro. La gara, che ha visto nascere leggende come Marcel Hirscher e Alberto Tomba, richiede infatti un’enorme mole di contratti, dagli accordi di sponsorizzazione ai servizi logistici. Prima dell’adozione del sistema di Alpin, la gestione manuale di questi contratti richiedeva notevoli risorse e risultava dispersiva, con il rischio di mancare scadenze importanti.

La sfida di Obereggen Latemar AG, tra scadenze e processi manuali

L’esigenza di Obereggen Latemar AG era chiara: implementare un sistema che permettesse di gestire in modo preciso e sicuro tutte le scadenze e i rinnovi contrattuali. L’azienda aveva bisogno di un software che si integrasse perfettamente con la piattaforma d.velop documents, già in uso per la gestione delle fatture in entrata. La necessità principale era quella di avere una visione completa e strutturata di tutti i contratti aziendali legati all’evento. Contratti di sponsorizzazione, servizi, licenze, garanzie bancarie e contratti di locazione erano distribuiti tra vari reparti e archivi.

Tenere traccia delle scadenze e dei termini richiedeva uno sforzo amministrativo considerevole, e i processi manuali comportavano alti costi e margini di errore. Inoltre, mancava una visione d’insieme centralizzata sullo stato e sulla gestione di tutti i contratti, rendendo il monitoraggio difficile e poco efficiente.
Grazie alla soluzione di gestione contrattuale digitale fornita da Alpin GmbH, Obereggen Latemar AG è riuscita a trasformare completamente il proprio approccio e ha ottenuto un archivio digitale in grado di tracciare ogni fase del ciclo di vita dei contratti, migliorando notevolmente l’efficienza e la precisione dei processi aziendali, soprattutto nella gestione di eventi complessi come appunto le gare di Coppa Europa FIS.

I vantaggi della gestione contrattuale digitale

Il sistema di gestione contrattuale digitale proposto da Alpin GmbH offre numerosi vantaggi per le aziende che desiderano ottimizzare i loro processi interni. Ecco ricapitolate alcune delle principali funzionalità del servizio:

 

• Gestione delle scadenze: grazie a promemoria automatici per scadenze e date chiave, le aziende possono assicurarsi di rispettare sempre le tempistiche contrattuali, evitando ritardi o inadempienze.
• Archivio digitale centralizzato: un unico spazio in cui monitorare l’intero ciclo di vita di ogni contratto, dalla creazione alla sua archiviazione, garantendo una panoramica chiara e dettagliata.
• Creazione guidata dei contratti: la possibilità di utilizzare modelli predefiniti e una navigazione intuitiva semplifica la redazione di nuovi contratti, con dati integrati direttamente dal sistema ERP aziendale. Questo assicura che i diritti di accesso siano ben definiti e monitorabili, garantendo così la massima trasparenza.
• Integrazione con Outlook: i documenti e la corrispondenza possono essere archiviati automaticamente e collegati ai relativi contratti direttamente da Outlook, favorendo una collaborazione fluida tra i team.
• Firma digitale a distanza: le parti coinvolte possono firmare digitalmente i contratti, anche a distanza, rendendo il processo più rapido e semplice.
• Ricerca rapida: grazie a una barra di ricerca avanzata nella dashboard, è possibile individuare rapidamente i contratti attraverso filtri specifici come oggetto, tipo di contratto o partner.
• Funzionalità di intelligenza artificiale: un assistente AI integrato consente un’analisi approfondita dei contenuti contrattuali, facilitando la revisione di più documenti e allegati.

Il futuro della gestione contrattuale

La digitalizzazione dei contratti rappresenta un passo fondamentale per le aziende che desiderano rimanere competitive e sfruttare al massimo il loro potenziale. La soluzione proposta da Alpin GmbH non solo semplifica la gestione dei contratti, ma permette alle imprese di concentrarsi su ciò che conta davvero: la crescita e lo sviluppo del loro business.

Con una piattaforma di gestione contrattuale così avanzata, Alpin GmbH continua a dimostrare come la tecnologia possa trasformare e migliorare il modo in cui le aziende operano, aiutandole a risparmiare tempo, risorse e, soprattutto, a crescere in un mercato sempre più competitivo.