Coronavirus e workplace: ripartire dall’analisi

Keep calm! Ai clienti dico che non è ancora il momento delle risposte, è ancora quello delle domande”. E spesso farsi le domande giusta aiuta a trovare le risposte migliori.

A parlare è Alessandro Adamo, 51 anni, architetto e direttore di DEGW, società del gruppo Lombardini 22 specializzata nella progettazione di ambienti di lavoro. Nel 1999 Adamo divenne responsabile per l’Italia della Consultancy Area DEGW. Nel 2009 direttore di DEGW Italia, che si staccò dalla casa madre per entrare nell’orbita Lombardini 22, che è una società di progettazione. Nel 2015, a conclusione del processo di integrazione di DEGW nel Gruppo Lombardini22, Adamo diventa partner assumendo la guida della Business Unit dedicata al workplace. “Ho iniziato nella sede di Milano in DEGW: eravamo dei pionieri, ma la convinzione che lo spazio non sia neutro ma funzionale al business dell’organizzazione resta un’intuizione valida anche oggi – dice – Il nostro business nasce dall’analisi delle “tre p”: people, place, performance”.

Adamo è uno dei massimi esperti di consulenza internazionale specializzata nella progettazione integrata di ambienti per il lavoro, la persona a cui chiedere come la pandemia cambierà i luoghi in cui lavoriamo.

“Fino all’altro giorno, prima della pandemia, le aziende cercavano di capire cosa serve alle persone per lavorare bene. Una delle attività di consulenza che portiamo avanti è la time utilization survey, che abbiamo brevettato vent’anni fa, cioè osserviamo come viene occupato uno spazio di lavoro nel corso della giornata. Mediamente, pre pandemia, la postazione era utilizzata per il 50% del tempo. Un 25% del tempo le persone lo passavano in riunioni in sede, l’altro 25% fuori sede. Questo era il trend in corso, agevolato da una tecnologia sempre più portatile che cambia la relazione tra persone e tra uomo e spazio. Pensate agli open space, che oggi ci terrorizzano tanto: sono figli degli anni 2000, in cui le organizzazioni  cercavano maggiore efficienza, ma la tecnologia era fissa. Il cambio vero c’è stato con la tecnologia portatile che consente la “delocalizzazione” del luogo di lavoro”.

In che senso?

Nel senso che le organizzazioni hanno iniziato a ragionare sull’analisi puntuale di quello che serve per lavorare bene, che non è uguale per tutti. Io dico che siamo architetti di servizio, abbiamo un metodo ma lo stile è quello del cliente e delle sue esigenze spaziali: società di consulenza, assicurazioni o avvocati hanno bisogno di spazi diversi perchè il business è diverso.

Poi è arrivato il coronavirus…

Stavamo già lavorando con molte aziende con un’impostazione di questo tipo: progettare luoghi di lavoro con meno postazioni lavorative rispetto alle persone in organico, ripensare e dare valore allo spazio per la creazione di condivisione di informazione, logica agile per consentire ai team sia di lavorare insieme sia in maniera isolata. A fine febbraio è cambiato tutto: nel giro di una decina di giorni gli uffici sono stati chiusi… ma le attività sono andate avanti. Ci siamo resi conto che, con più o meno difficoltà, è possibile lavorare in modalità home working.

I ragionamenti, ora, si sono spostati su fase 2 e fase 3 e sui cambiamenti che dovranno venire.

Certo, siamo tutti concentrati sul back to work. Ma non è ancora il momento delle risposte definitive. Gli spazi di lavoro del futuro nasceranno dalle domande che ci faremo, dall’analisi e dalla comprensione delle esigenze che abbiamo. La pandemia è stata un booster di una tendenza che era in atto da tempo, e penso anche all’e-commerce e non solo allo smart working, ma personalmente credo che l’ufficio non sparirà, nessuno potrà togliere valore a quelle che mi piace definire collisioni casuali, così come non sparirà il bisogno di contatto  proprio dell’essere umano, che non è fatto per stare isolato. Avremo un nuovo mix di modalità di lavoro tra remoto e presenza, sicuramente dovremo lavorare sulla ricostruzione del senso di appartenenza perchè saremo più distanti e, con il passare del tempo, anche sconosciuti.

Cosa  consiglia ai clienti?

Siamo ancora in una situazione di emergenza, ma con la fase 2 non stiamo cambiando spazi. Prima di smontare pareti e rifare i layout con grandi investimenti, ai clienti dico “keep calm”. Abbiamo sicuramente un tema di utilizzo dello spazio ufficio in termini di numero di persone presenti, ma è troppo presto per impostare ragionamenti immobiliari. Cosa diversa è invece iniziare a ragionare su una vision, cosa che stiamo già facendo con diversi clienti, per creare nuovi modelli che hanno bisogno di tempo per essere messi a terra. Bisogna ripartire dall’analisi mettendo assieme: valori, nuove tecnologie, nuovi materiali antibatterici disponibili sul mercato, numeri, organizzazione, importanza del comunicare alle persone, nuovi sistemi di test sugli edifici che tengano conto di potenziali eventi pandemici in modo da poter isolare i vari team.

Perchè è importante la comunicazione per chi si occupa di spazi di lavoro?

Perchè le persone sono la parte viva dell’impresa e devono essere informate e coinvolte. In generale la progettazione di uno spazio di lavoro deve tener conto dell’aspetto della comunicazione e della condivisione, con il coronavirus ancora di più. Pensi ad uno spazio mensa in un luogo di lavoro, che dovrà necessariamente essere ripensato. Possiamo chiuderlo con una striscia bianca e rossa, comunicando un divieto, oppure possiamo farlo con altre modalità in grado sia di informare che di creare condivisione.

C’è poi il tema degli home office, con il lavoro da casa…

Come ho detto, non credo che gli uffici spariranno, perchè hanno una funzione importante, ma il tema del cosiddetto home office c’è. La vedo così: nella scelta della casa, tra i diversi fattori che di solito teniamo in considerazione, ci sarà anche una valutazione sulla possibilità di avere ambienti, e reti, adatti per fare delle call di lavoro, partecipare a eventi pubblici online o di poter avere qualche angolo isolato per le telefonate.