Basta meeting inutili
Se da un lato lo smartworking ci ha regalato la possibilità di un miglior work life balance, dall’altro sempre più spesso restiamo ore e ore incollati alla scrivania per meeting interminabili e – a volte – inconcludenti. I dati sono chiari: il remote working ha portato a un crescita del 252% del tempo trascorso in riunione. Ma qualcosa sta cambiando e le aziende stanno ricercando una nuova governance per le call. Il diktat? Servono regole. Basta riunioni inutili.
Stop a riunioni ricorrenti tra tre o più persone. Questo il contenuto di una mail ricevuta, alcuni giorni fa, da tutti i dipendenti di Shopify, la nota piattaforma di e-commerce. Dopo la pandemia, infatti, si è incentivata di molto l’abitudine di fare riunioni on line, che è esplosa del 252%, secondo un’analisi realizzata da Microsoft sulla piattaforma Teams.
Da un lato, il lavoro da remoto e la possibilità di fare riunioni in video ha senz’altro aiutato la conciliazione tra vita privata e lavorativa, ma forse il numero di incontri è ecceduto oltre il necessario, nel tempo. Il dato registrato da Microsoft riguarda in generale il tempo trascorso, ma ad essere cresciuto è anche il numero di riunioni settimanali.
La domanda che viene da porsi è se, a fronte di un aumento esponenziale del confronto a distanza con i colleghi, ci sia stato un miglioramento della qualità dei risultati raggiunti, oltre ad una maggiore efficienza del lavoro stesso.
Non esistono ancora pareri definitivi su come il tempo trascorso in un meeting incida sulla produttività, ma uno studio del Journal of Business Research rivela tuttavia, che laddove il tempo in riunione è stato ridotto dell’80%, la produttività è aumentata del 75%. Senza contare che un numero minore di obblighi nell’agenda quotidiana permette di organizzare il proprio lavoro con maggiore autonomia e trovare un miglior work life balance.
Meglio, quindi, limitare le riunioni o limitare il numero di partecipanti a quelli essenziali e, laddove possibile, mantenere gli incontri in presenza, secondo alcuni coach.
L’abitudine, infatti, di fare molte riunioni deriva anche dall’idea che, tutto sommato, 15 o 30 minuti di collegamento siano un tempo “possibile” per tutti, ma nella realtà potrebbero anche costituire una perdita di tempo per i più.
Sicuramente servono regole precise per evitare un motivo di possibile stress tra i dipendenti, che si ritrovano l’agenda piena di riunioni senza soluzione di continuità.
La mossa di Shopify, che, oltre ad aver ridotto incontri e partecipanti, ha persino istituito il “No Meeting Wednesday” (il divieto di riunione il mercoledì), non è una goccia nel mare: altre aziende stanno avviando questa riflessione, a partire da Meta.
Anche in Italia è iniziata la “battaglia ai meeting inutili” che vede alcune realtà distinguersi nel campo del wellbeing aziendale come, per esempio, Satispay ed Engineering. La prima si sta concentrando su limitare il numero dei partecipanti alle riunioni al minimo necessario, mentre la seconda sta strutturando una serie di prassi focalizzate sulla lunghezza dei meeting e sugli slot orari off limits.
