Il business travel manager è il professionista responsabile della gestione dei viaggi aziendali. Il suo compito principale è quindi coordinare i viaggi dei dipendenti, garantendo che siano conformi alle politiche interne dell’azienda, ottimizzando i costi e migliorando l’efficienza complessiva. 

Oltre a prenotazioni e itinerari, il travel manager collabora con altri dipartimenti come HR, finance e IT per integrare soluzioni digitali, ottimizzare le spese e sviluppare politiche di viaggio che bilancino la produttività aziendale e il benessere dei dipendenti. 

Con l’aumento delle aspettative dei viaggiatori e la crescente attenzione alla sostenibilità e alla sicurezza, il ruolo del business travel manager sta evolvendo verso una funzione più strategica, influenzando direttamente la gestione delle risorse e i risultati economici dell’azienda.

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Il travel manager come figura strategica

Il sesto report annuale di Sap Concur, azienda americana che sviluppa software per la gestione delle spese per i viaggi aziendali, mostra quanto questa figura stia diventando sempre più importante e cruciale. Secondo l’indagine condotta su 600 travel manager in sei mercati globali, infatti, il 99% di questi professionisti prevede un anno particolarmente impegnativo, con un focus crescente sulla necessità di migliorare le competenze e gli strumenti a disposizione per assumere ruoli più strategici. 

I travel manager non si limitano più a organizzare viaggi e gestire le spese, ma vengono sempre più coinvolti in decisioni strategiche che influenzano direttamente la gestione delle risorse e la produttività aziendale. Questo allargamento delle responsabilità richiede formazione aggiuntiva e strumenti aggiornati.

Tuttavia, solo il 33% dei travel manager intervistati ha riferito di aver ricevuto supporto formativo per affrontare queste nuove sfide, evidenziando un significativo gap tra le aspettative aziendali e il sostegno effettivo ricevuto.

Uno degli aspetti più complessi riguarda la conciliazione tra le esigenze dei viaggiatori e le politiche aziendali di contenimento dei costi. Sempre più dipendenti, infatti, richiedono flessibilità e viaggi più in linea con i loro valori personali e aziendali, come la sostenibilità e l’equilibrio tra vita lavorativa e privata. Il 36% dei travel manager fatica a gestire tali richieste in un contesto di riduzione delle spese.

Collaborazione con i dipartimenti aziendali

Per rispondere a queste nuove sfide, il travel manager si trova sempre più spesso a collaborare strettamente con altri dipartimenti, come l’HR, il finance e l’IT. 

L’HR gioca un ruolo chiave nella creazione di policy di viaggio che rispettino le normative e supportino il benessere dei dipendenti. Allo stesso tempo, il finance è essenziale per garantire che le spese siano monitorate e autorizzate correttamente, mentre l’IT si occupa di integrare i dati dei sistemi di gestione delle spese e le anagrafiche aziendali.

Il supporto tecnologico e formativo

Uno dei principali punti critici sollevati dal report riguarda la mancanza di strumenti avanzati e formazione specifica per i travel manager. Senza il giusto supporto, infatti, molti di loro non riescono a mantenere standard elevati di qualità nei programmi di viaggio aziendale. Addirittura, il 41% dei travel manager intervistati ha dichiarato che, senza miglioramenti immediati, potrebbe prendere in considerazione nuove opportunità di lavoro entro i prossimi 12 mesi.

La tecnologia svolge poi un ruolo essenziale nel facilitare il lavoro dei travel manager. Strumenti come software di gestione delle spese e soluzioni integrate per la gestione dei viaggi permettono di semplificare il flusso di lavoro, garantire conformità alle policy e migliorare la soddisfazione dei viaggiatori.

Viaggiatori felici e produttività

Il report evidenzia anche che le aziende che danno priorità alle esigenze dei viaggiatori tendono a trattenere i propri travel manager. Il 41% di coloro che intendono rimanere nella loro azienda attuale ha riportato che il proprio datore di lavoro si impegna a offrire opzioni di viaggio più flessibili, che tengano conto delle esigenze individuali e della sostenibilità.

Al contrario, le aziende che danno la priorità esclusiva al taglio dei costi o alle misure di sostenibilità tendono ad avere travel manager meno soddisfatti e più inclini a cercare nuove opportunità.