Il futuro della gestione documentale? È digitale

Immaginate un assistente digitale super efficiente, in grado di gestire e archiviare i documenti aziendali in modo sicuro e conforme alle normative vigenti, senza più bisogno di creare polverosi archivi cartacei, velocizzando e perfezionando i processi di trasmissione. 

Un simile software oggi esiste, si chiama d.velop postbox ed è stato sviluppato dalla tedesca d.velop e personalizzato per la clientela italiana da Alpin. Se i vantaggi sono numerosi, uno su tutti non può non balzare subito agli occhi degli HR manager: liberare risorse, rendendo il lavoro quotidiano degli addetti più semplice, efficiente e redditizio, dando contemporaneamente loro la libertà di esprimere pienamente il proprio potenziale in ambiti più creativi.

Come funziona

La particolarità dell’app proposta da Alpin è che gli utenti hanno un account personale dove possono gestire i propri documenti memorizzati. Non solo. Il vantaggio principale di d.velop postbox è certamente la digitalizzazione integrale dei documenti: il software targato d.velop permette infatti di archiviare tutti i documenti aziendali in formato digitale, eliminando la necessità di gestire documenti cartacei e riducendo drasticamente i tempi di ricerca e gestione.

Il secondo vantaggio è la conformità legale: il sistema è progettato per essere conforme alle normative europee, garantendo che i documenti siano archiviati in modo sicuro e facilmente recuperabili, anche in caso di audit o verifiche esterne. È garantita anche la conformità al GDPR (general data protection regulation).

 

Ulteriore elemento non trascurabile è l’accessibilità immediata e sicura: grazie alla piattaforma cloud integrata, i documenti possono essere accessibili in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo, garantendo così un accesso rapido e sicuro alle informazioni critiche aziendali. Questo implica quindi la possibilità di consegnare in maniera sicura anche documenti riservati come buste paga, contratti o certificati: l’elevata sicurezza informatica è garantita dalla crittografia dei dati (AES 256-bit).

Da non sottovalutare, poi, è il risparmio di tempo e risorse: l’automazione dei flussi di lavoro documentali riduce il carico di lavoro manuale, migliorando così l’efficienza operativa dell’azienda. Il risparmio dunque è in termini di risorse, ma anche di tempo per la stampa e la distribuzione, e di costi per carta, riverberandosi anche in un approccio ambientale sostenibile.

Infine, non si possono non menzionare la scalabilità e la flessibilità: adatto a imprese di qualsiasi dimensione, d.velop postbox si plasma facilmente sulle esigenze aziendali, consentendo di gestire volumi di documenti sempre maggiori senza compromettere la performance. Il software prevede interessanti opzioni di personalizzazione come il branding del sito web, il branding delle notifiche e-mail e dell’app white label.

Una case history di successo

Un esempio concreto dell’applicazione di d.velop postbox è il progetto realizzato con HGV – acronimo di Hoteliers und Gastwirteverband – il fornitore di servizi per l’industria alberghiera e della ristorazione altoatesina, che conta circa 5mila soci, rappresentando il 90% degli albergatori e dei locatori altoatesini, per un totale di circa 220mila documenti paga prodotti all’anno. L’obiettivo del progetto era sfidante: migliorare l’efficienza della gestione e distribuzione dei documenti paga introducendo un processo di consegna completamente digitale, automatico e sicuro per i documenti, sotto forma di un’applicazione mobile per smartphone.

In meno di tre mesi, Alpin ha implementato l’intero progetto attivando oltre 20mila account e digitalizzando l’intero processo: l’introduzione del software ha portato a un enorme risparmio di costi e tempo per il cliente. Prima dell’introduzione di d.velop postbox, HGV gestiva la consegna dei documenti paga in modo completamente manuale: i documenti venivano stampati e inviati alle aziende associate, che a loro volta dovevano distribuirli ai propri dipendenti. Questo approccio comportava diversi svantaggi, dagli elevati costi di stampa e distribuzione ai lunghi tempi di consegna, alla gestione complessa dovuta anche al turnover elevato – e quindi al frequente onboarding di nuovi dipendenti – e alla stagionalità del personale nel settore turistico.

D.velop postbox, ha portato alla creazione di un sistema di consegna digitale per i documenti pdf (come buste paga, CU e contratti di lavoro), accessibile attraverso smartphone Android e iOS. L’applicazione agisce infatti come una casella postale virtuale, dove i dipendenti possono ricevere i loro documenti in formato digitale in modo sicuro. L’integrazione con il sistema di gestione documentale d.velop documents ha inoltre permesso una trasmissione automatica di massa dei documenti, riducendo notevolmente il carico di lavoro per il reparto Risorse Umane di HGV.

Gli elementi sfidanti

Come accennato, una delle sfide maggiori ha riguardato il processo di onboarding dei 20mila dipendenti delle aziende associate. Per agevolarlo, è stata creata una documentazione dettagliata per l’installazione e l’attivazione dell’app, che i dipendenti hanno ricevuto via e-mail.

Grazie all’autenticazione a due fattori e alla possibilità di accesso in modalità self-service, il processo di attivazione degli account è stato completato senza la necessità di supporto individuale per ogni dipendente. Anche la configurazione tra il sistema d.velop documents e la casella postale virtuale ha funzionato senza intoppi, grazie all’interfaccia standardizzata tra i due software.
I benefici già visibili dopo pochi mesi di uso dell’app sono stati molteplici, dal risparmio di tempo e risorse a una migliorata efficienza, dalla sicurezza – la consegna digitale garantisce elevati standard di protezione, grazie alla crittografia AES a 256 bit e alla conformità al GDPR – a una riduzione dell’impatto ambientale.

Il successo del progetto ha addirittura aperto nuove opportunità per HGV: il sistema digitale non solo ha migliorato la gestione dei documenti paga, ma ha offerto anche la possibilità di inviare ulteriori documenti, come informazioni sui contratti di lavoro, calendari di formazione e molto altro.
Last but not least, grazie alla flessibilità del sistema e alle funzionalità di personalizzazione, HGV può inoltre mantenere un brand uniforme e fornire informazioni aggiuntive ai dipendenti tramite notifiche personalizzate e un’app white label.